A cégek alapításával kapcsolatos cégbejegyzési, valamint már bejegyzett cégeknél a működés folyamán történt különböző változások átvezetésére irányuló változásbejegyzési eljárások során fontos ügyelnünk a becsatolandó cégiratok elvárt formai követelményeire.
A cégtörvény részletezi az okiratokat, amelyeket mellékletként szükséges csatolnia az eljáró ügyvédnek a cégbejegyzési, illetve változásbejegyzési kérelemhez.
Bizonyos okirat fajtáknál a cégtörvény egyenesen minősített okirati formát ír elő. Egyes esetekben a közokirati forma mellett megengedett a nyilatkozat teljes bizonyító erejű magánokiratba történő foglalása is, ilyen például a külföldi személy magyarországi kézbesítési megbízottjának a megbízására, illetve a megbízás elfogadására vonatkozó nyilatkozata. A székhelyhasználat (és persze a telephely és fióktelep használatának) jogszerűségét is legalább teljes bizonyító erejű magánokirati formában kell igazolnunk.
Vannak viszont olyan okiratok, ahol a cégtörvény nem elégszik meg az adott nyilatkozat „egyszerű” teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalásával. Egy korlátolt felelősségű társaság alapítása esetében például a tag(ok) pénzbeli vagyoni hozzájárulásának a teljesítését kizárólag a pénzforgalmi szolgáltató által kibocsátott igazolással, vagy ügyvéd, illetőleg kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett vagy közjegyző által közokiratba foglalt ügyvezetői nyilatkozattal tudjuk igazolni.
Ezen kívül vannak speciális esetek az okiratok típusára vonatkozóan, gondoljunk csak a külföldi cég tagsága esetén előírt, a külföldi cég három hónapnál nem régebbi cégkivonatának hiteles magyar nyelvű fordítására. A külföldön kiállított okiratokra további speciális szabályok vonatkoznak, amelyekről egy külön blogcikkben fogok írni.
A létesítő okirat tekintetében maga a Ptk. tartalmaz előírást az alaki követelményekre vonatkozóan. Ennek alapján a létesítő okiratot valamennyi alapító tagnak alá kell írnia, van lehetőség ugyanakkor arra is, hogy helyette a létesítő okiratot közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazással rendelkező képviselője is aláírja. Magát a létesítő okiratot is közjegyzői okiratba vagy ügyvéd, illetve valamelyik alapító jogtanácsosa által ellenjegyzett magánokiratba kell foglalni.
A cégtörvényben azonban sehol nem találunk arra vonatkozó rendelkezést, hogy amennyiben valamely csatolandó mellékletre speciális alaki követelmény nincs meghatározva, úgy elegendő-e annak tartalmát egyszerű magánokirati formába foglalni, vagy sem.
Tipikus példa erre az ügyvezető elfogadó nyilatkozata. A Ptk. úgy rendelkezik, hogy a vezető tisztségviselői megbízás a tisztségnek a kijelölt, megválasztott vagy kinevezett személy által történő elfogadásával jön létre. Alaki követelményt pedig sem a Ptk., sem pedig a cégtörvény nem fűz a vezető tisztségviselő elfogadó nyilatkozatát tartalmazó okirathoz.
Az eldöntendő kérdés a következő: helyesen járunk-e el abban az esetben, ha az olyan cégiratokat, amelyek tekintetében sem a cégtörvény, sem más jogszabály (tipikusan Ptk.) kifejezetten nem követel meg minősített alaki követelményt, csak egyszerű magánokirati formába csatoljuk a kérelmünkhöz?
A Fővárosi Ítélőtábla az egyik irányadó határozatában a következőket mondta ki: A cégnyilvántartás vezetésével kapcsolatos nemperes eljárásban alapvető szempont a közhitelesség megőrzése. Ezért a cégtörvény kifejezett rendelkezésének hiányában is szükséges, hogy a bejegyzendő adatokat alátámasztó okiratok legalább a teljes bizonyító erejű magánokirat követelményeinek megfeleljenek. Kifejtette továbbá, hogy a szigorú határidőkhöz kötött cégeljárásokban mint nemperes eljárásokban a bizonyítás korlátozott, a cégbíróság ugyanis kizárólag a cég által rendelkezésre bocsátott okiratok alapján hozhatja meg a határozatát. A cégeljárásban irányadó rövid határidők keretei között is alapvető szempont a döntéshozatalnál a cégnyilvántartás közhitelességének, a forgalom biztonságának a fenntartása a bizonytalan jogi helyzetek elkerülése.
A fentiek alapján tehát szem előtt kell tartanunk, hogy valamennyi csatolandó okiratot – még ha nincs is rá kifejezett törvényi előírás –legalább teljes bizonyító erejű magánokirati formában szerkesszünk meg vagy kérjünk be az ügyféltől.
